O modelo de recibo é mais um documento fiscal que você precisa ter sempre à mão na sua empresa.
Ele serve para comprovar pagamentos e recebimentos entre pessoas físicas ou jurídicas, ajudando você a manter a gestão financeira e contábil organizada.
Apesar de simples, o recibo faz toda a diferença no controle interno do negócio e deve ser guardado em segurança para evitar problemas futuros.
Neste artigo, vamos contar tudo o que você precisa saber sobre o modelo de recibo em alguns tópicos:
- O que é um modelo de recibo
- Importância do modelo de recibo nas empresas
- Diferença entre recibo e nota fiscal
- Quando é preciso emitir recibo ou nota fiscal
- Modelos de recibo
- Por que é importante guardar seus recibos
- 4 dicas para usar o modelo de recibo corretamente
- Agilize sua rotina com o modelo de recibo da Conta Azul.
Leia com atenção e aprenda a emitir e organizar seus recibos da forma correta.
O que é um modelo de recibo
O modelo de recibo serve como parâmetro para emitir um dos documentos fiscais mais utilizados nas empresas.
No caso, o recibo de pagamento é usado para comprovar a realização de uma transação financeira, atestando que um determinado valor foi pago por um produto ou serviço.
Dessa forma, ele garante os direitos e deveres de compra ou venda de quem emitiu e de quem recebeu.
Na linguagem jurídica, o recibo é considerado uma declaração de quitação de obrigação.
Segundo o Código Civil, ele é uma forma material da quitação, conforme consta no Art. 320:
“A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante.”
Por isso, o recibo é muito utilizado em negociações com autônomos, profissionais liberais e pessoas físicas que não emitem nota fiscal, e é importante para o controle fiscal das empresas.
Com um modelo pronto, fica mais fácil gerenciar gastos e recebimentos no negócio no dia a dia.
Assim como a empresa deve emitir recibos para comprovar suas transações, os clientes e fornecedores também podem solicitar o documento para manter o controle de seus pagamentos — daí a importância de emitir duas vias.
Lembrando que, além do recibo de pagamento clássico, ainda é possível emitir recibos de acordos trabalhistas, devoluções, doações, aluguéis, etc.
Importância do modelo de recibo nas empresas
O modelo de recibo é uma das formas mais práticas de registrar as entradas e saídas de dinheiro das empresas e garantir que todas as transações sejam contabilizadas.
Esse simples documento contribui para manter a gestão financeira em dia e protege os interesses de compradores e fornecedores.
Desde 1994, é obrigatória a entrega de recibos em transações financeiras no país, conforme determina a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994:
“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”
Ou seja: o comprovante deve ser emitido no ato da venda de produtos e serviços, envolvendo pessoas físicas ou jurídicas.
Diferença entre recibo e nota fiscal
Uma dúvida muito comum dos empreendedores é se recibo e nota fiscal são a mesma coisa.
Na verdade, eles têm funções diferentes:
- O recibo é uma forma de comprovar o recebimento de um pagamento
- A nota fiscal é a comprovação de propriedade em relação a determinado bem ou serviço.
Logo, o recibo funciona como um instrumento de controle financeiro, enquanto a nota fiscal é um documento de transferência que indica quem é o proprietário do produto ou tomador do serviço.
Além disso, a nota fiscal tem a finalidade de informar as operações comerciais das empresas ao Fisco, viabilizando o recolhimento de impostos.
Já o recibo tem validade fiscal, mas apenas como comprovante de pagamento e recebimento.
Quando é preciso emitir recibo ou nota fiscal
Toda pessoa jurídica é obrigada a emitir nota fiscal nas vendas de produtos e serviços, com exceção do microempreendedor individual (MEI).
Ou seja: nesse caso, o recibo pode ser emitido junto com a NF-e ou NFS-e, mas não substitui o documento fiscal oficial.
Os únicos autorizados a utilizar apenas recibos são profissionais liberais, autônomos, MEIs (desde que não vendam para pessoa jurídica) e pessoas físicas, dependendo da legislação do estado ou município.
Se você tem uma microempresa ou empresa de pequeno porte, por exemplo, o ideal é emitir os dois documentos nas vendas: a nota fiscal para fins tributários e o recibo para facilitar o controle financeiro interno.
Se a empresa emitir o recibo no lugar da nota fiscal, corre o risco de sofrer penalidades pelo crime de sonegação de impostos previsto na Lei 8.137/1990, pois o Estado entende que os valores estão sendo omitidos da Receita Federal.
Além do recibo comum, você também pode emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) para contratar os serviços de profissionais autônomos sem vínculos trabalhistas.
Modelos de recibo
Existem vários modelos de recibo digitais e impressos que você pode utilizar na sua empresa.
Você pode comprar um tradicional talão de recibos em gráficas e papelarias, imprimir um modelo pronto da internet ou criar o seu do zero em um documento ou planilha.
Veja alguns exemplos:
Modelo de recibo de gráfica
O recibo de gráfica não é tão prático quanto o digital, mas ainda é utilizado por pequenos empreendedores e pessoas físicas.
Este é um layout comum:
Modelo de recibo pronto para baixar
Pesquisando na internet, você vai encontrar vários modelos de recibos gratuitos para download.
Veja um exemplo retirado do site Recibos Prontos:
Modelo de recibo próprio
Se você quer fazer seu próprio recibo e formatar como quiser, basta utilizar os dados obrigatórios:
“Recibo de pagamento
(Número do recibo)
Eu, (nome da pessoa ou empresa que receberá o pagamento), recebi de (nome da pessoa ou empresa que fez o pagamento) a importância de (valor pago, sempre na forma de R$ xxx,xx), pelos serviços de (liste todos os serviços prestados, produtos adquiridos ou a razão pela qual está sendo pago, incluindo detalhes de parcelamento).
(Local e data)
(Assinatura do recebedor)
(Nome, RG/CPF e endereço do recebedor)”
Outros dados como profissão, estado civil e CNPJ da empresa podem ser incluídos para reforçar a identificação das partes.
Além disso, você pode destacar informações como valor recebido e número do recibo para facilitar a organização e controle financeiro.
Modelo de recibo online automatizado
A forma mais fácil de emitir recibos é utilizando um sistema online como a Conta Azul, que gera o seguinte modelo automaticamente:
Por que é importante guardar seus recibos
Os recibos emitidos devem ser guardados e organizados para controle interno da empresa e também para eventuais fiscalizações.
De acordo com a Lei nº 5.172/1966, as notas fiscais e documentos equivalentes precisam ser preservados pelo prazo mínimo de 5 anos nas empresas.
Isso garante que a organização possa comprovar os pagamentos e recebimentos em caso de auditoria, reclamação de clientes e fornecedores ou qualquer solicitação do Fisco.
Por exemplo, ter o recibo guardado é uma forma de defesa contra ações de cobrança dupla de dívida, além de servir para comprovar deduções na declaração do Imposto de Renda (IR).
Também é indicado guardar os recibos do dia a dia como aqueles referentes às contas de consumo (luz, água, telefone, etc.), impostos, aluguéis e pagamento de mensalidades em geral.
4 dicas para usar o modelo de recibo corretamente
Independentemente do modelo de recibo que você utiliza, é preciso tomar alguns cuidados na hora de emitir o documento.
Confira algumas dicas para cuidar dos seus recibos.
1. Emita sempre a segunda via
O recibo das transações deve estar sempre nas mãos de quem pagou e de quem recebeu.
Por isso, nunca se esqueça de fazer um canhoto, no caso dos recibos impressos, e guardar sua cópia dos documentos digitais.
2. Preencha os dados com atenção
Qualquer informação errada em um modelo de recibo pode invalidar o documento e gerar problemas contábeis para a sua empresa.
Então, redobre a atenção na hora de preencher os dados e revise todo o conteúdo antes de assinar.
Evidentemente, o risco de cometer erros é muito maior com as versões impressas do recibo.
3. Guarde os recibos em segurança
Como vimos, você precisa garantir que os recibos estejam guardados em segurança para futura consulta e defesa em caso de cobrança e fiscalização.
Se você utiliza documentos físicos, terá que manter o arquivo preservado e ficar atento aos riscos de perda e deterioração, além de ter uma cópia digital autenticada de cada um.
Para documentos digitais, a regra é ter um backup — de preferência na nuvem, para não correr o risco de exclusão ou vazamento.
4. Utilize um sistema para emitir recibos
Por fim, a forma mais ágil e segura de emitir seu modelo de recibo é utilizar um sistema de gestão automatizado.
Assim, você pode gerar o documento automaticamente após cada recebimento, sem se preocupar com papelada ou edição e impressão de arquivos digitais.
Agilize sua rotina com o modelo de recibo da Conta Azul
Se você está cansado de editar, imprimir ou preencher o mesmo modelo de recibo toda vez, a solução é utilizar a plataforma online da Conta Azul para facilitar essa tarefa.
Com ela, você consegue agilizar a emissão de recibos em um clique após cada recebimento de receita, sem precisar lidar com talões e arquivos.
Basta acessar o menu de “Contas a receber” do sistema e clicar em “Emitir Recibo” sobre o recebimento desejado, e então clicar em “Imprimir” para ter seu documento em mãos na hora.
Também é possível emitir um recibo de uma conta paga para o seu fornecedor, acessando a opção de “Contas a pagar”.
Dessa forma, você tem total controle das entradas e saídas da empresa e mantém a gestão financeira sempre organizada, com todos os recibos armazenados na nuvem.
Fonte: Conta Azul Blog
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